就職活動で意外と必要な電話のかけ方のマナー
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電話一つで印象が変わる
就職活動に関する電話のかけ方・マナーをみていこうと思います。
電話対応は社会人になってからも必要なスキルですのでしっかりおさえておきたいポイントです。
「電話は玄関」ともいわれます。
営業職も事務職も電話一本で仕事の良し悪しを左右することにもなりかねません。
就職活動も同じです。
もし人事担当者に失礼な電話をしてしまったら採用にマイナスの印象を与えてしまうかもしれません。
失礼のないよう最低限のマナーを知っておきましょう。
基本的な電話マナーのまとめ
- かける時間帯を選ぶ
就職活動の電話は始業・終業間近、お昼休み、週末、月末は避けたほうがよい。会社によっては週初めや月初めも避けたほうがよい場合も。もし込み入っていて目当ての人につながりにくい場合には相手の都合のよい時間を聞いておくのもよい。 - 何を話したいのか考えてまとめておく
- メモと資料を用意する
目当ての相手の名前、つながらなかったとき対応してくれた人の名前、用件、詳細事項などできる限りまとめてメモをとっておくとよい。
メモをとるときの自分なりのひな壇(ルール)をつくっておくと後で見返したときわかりやすい
メモのひな壇には基本的に５Ｗ３Ｈを書けるようにしておくとよい
※５Ｗ３ＨとはWhen(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、Why(なぜ)、What(何を)、How(どうしたのか)の５Ｗ１Ｈ＋HowMuch(値段はいくらか)、HowMany(量はどれくらいか)のこと。 - かけ間違いのないようにする
- 電話先の相手には毎回自分の名前を名乗る
自分の所属する大学名や学部、仕事の場合は相手との関係なども伝えるとよい。そのとき「〜といいます」ではなく「〜と申します」と名乗ること。自分のことは「わたくし」という(わたし、オレ、僕とはいわないこと。) - 相手側の会社のことは「御社」、「貴社」と呼ぶ
- 名乗った後はいらない話はせず、クッション言葉「恐れ入りますが」などをつけてすぐ用件を伝える
「すみませんが」は避けたほうがよい - 語尾をつけてしっかりと発音する
- 目当ての人がいる場合は「恐れ入りますが(担当の方、〜様、〜さん)はいらっしゃいますか」と聞く
「〜はおられますか」は謙譲語になるため間違い
「恐れ入りますが」は「お手数ですが」でもよい - 目当ての相手が不在の場合伝言よりなるべくかけなおすのがよい
- 相手にお願いする場合は命令と判断される可能性のある「〜してください」という言い方は避け、「〜していただけませんでしょうか」とお願いするように頼む
- 聞き取りにくいときは「恐れ入りますが電話が遠いようなので、もう一度お願いします」などという
「聞こえません」や「もっと大きな声で話してください」というと失礼になる。 - 最後に、相手からの情報を復唱するなどして確認する
- 話が終わったら必ず終わりの挨拶をする
「それではどうぞよろしくお願いいたします。」「ありがとうございました。」「失礼いたします。」など
ワンポイントアドバイス
社会人になってから電話を受ける側になったときのために、プラスαとして「誰からの電話か(役職、部署名、役職名、氏名)」、「誰宛の伝言か」、「受信した日時」、「自分の名前」をメモするクセをつけておきましょう。
これらのことに気をつけて就職活動をスムーズなものにしてください。
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1.Telephone / plenty.r.